Archive for the ‘Manajemen sistem informasi’ Category

Manajemen sistem informasi

November 23, 2007

1. Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet

Ekasari Nugraheni, Iwan Muhammad Erwin, Endang Suryawati
Pusat Penelitian Informatika – LIPI
Jl. Cisitu, Sangkuriang, Bandung 40135
Telp. (022) 2504711, Fax : (022) 2504712, E–mail : iin [at] informatika [dot] lipi [dot] go [dot] id

Abstract
Asset Management Information System, called SIMA is information system based intranet which have aim to make government goods administration in LIPI. This information system facilitate LIPI to get the aim and function from goods administration. Intranet based system is possible in monitoring and supervising directly by computer network from the top administration organization to the bottom. This information system was build reference to BAKUN’s book. SIMA provides some facilities to process goods administration, such as inventory coding, inventory book’s making, searching data, mutation and clearing data, physical opname and reporting. SIMA is built with open source software, with use PHP language programming and PostgreSQL data base management, and server computer based LINUX.

Intisari
Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sistem informasi berbasis intranet yang bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Dengan sistem informasi ini lebih memudahkan LIPI dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang. Sistem berbasis intranet memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah. Pembuatan sistem informasi ini berpedoman pada buku dari BAKUN (Badan Akuntansi Negara). SIMA menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi dan pemutihan barang, opname fisik dan pembuatan laporan. SIMA dibangun dengan perangkat lunak open source yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan manajemen basis data dengan PostgreSQL, serta menggunakan komputer server berbasis LINUX

Kata kunci
Sistem informasi, aset, intranet, PHP, PostgreSQL.

1. Pendahuluan
Teknologi komputasi client-server khususnya yang menggunakan teknologi internet/intranet dan teknologi basis data semakin berkembang pesat, sejalan dengan itu kebutuhan akan aplikasi sistem informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu juga semakin meningkat.
Fasilitas internet dengan perangkat teknologi penunjangnya memungkinkan dikembangkannya sistem informasi manajemen aset yang memiliki beberapa kelebihan, diantaranya kemudahan dalam mendistribusikan program aplikasi, mudah dan praktis karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun, memiliki akses informasi yang lebih cepat, murah dan lebih baik serta mampu menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian dan penyebaran informasi.
Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang memberdayakan aset-aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya (LIPI, 2001). Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sebuah sistem informasi berbasis web/intranet untuk mengelola data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh setiap puslit di lingkungan LIPI. Dari sistem ini diharapkan pemeliharaan terhadap aset-aset penting yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penelitian menjadi lebih terkontrol, dan semua potensi yang dimiliki puslit khususnya aset tetap dapat dikelola dan dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang kegiatan penelitian

2. Teknologi Pengembangan Web

Teknologi yang digunakan dalam pemrograman web dibagi menjadi dua yaitu server side dan client side. Pada server side, perintah-perintah program dijalankan di server dan dikirimkan ke browser sudah dalam bentuk HTML. Sedangkan client side, proses akan dilakukan di web browser. Biasanya client side digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan interaksi user tetapi data yang ditampilkan tetap dan seragam.
Aplikasi web berjalan pada protokol HTTP, dan semua protokol di internet selalu melibatkan antara server dan client. Ketika seseorang mengetikkan suatu alamat di browser, maka browser akan mengirimkan perintah tersebut ke web server. Jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung perintah server side maka server web akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser dalam bentuk HTML sehingga dapat diterjemahkan oleh browser. Sedangkan jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung file client side maka oleh server file tersebut akan langsung dikirimkan ke browser.

2.1. PHP
PHP merupakan salah satu jenis scripting language yang dieksekusi pada sisi server, atau biasa disebut server-side scripting merupakan salah satu bahasa pemrograman yang paling populer yang dapat dijumpai di Internet.
Fasilitas PHP yang paling kuat dan pasti adalah integrasinya dengan mesin database yang membuat halaman dengan dukungan database dengan mudah.
PHP termasuk dalam HTML-embedded , artinya code php dapat kita sisipkan pada sebuah halaman HTML. Untuk mengetahui bahwa baris – baris HTML merupakan suatu script php maka digunakan pasangan tag. Tag yang dapat digunakan untuk menyatakan script php adalah
 < ? … ?>
 < % … %>
 < ?php … ?>
Diantara ketiga ini tag ketiga merupakan tag yang paling aman karena memberikan tanda yang lebih jelas dan pada umumnya dimengerti oleh web server (Yudhi Purwanto, 2000).
Beberapa hal yang terkait dengan penulisan file PHP yaitu
a. File PHP merupakan file teks biasa sehingga dapat dituliskan dengan editor teks biasa seperti Notepad, namun akan lebih baik jika anda menggunakan editor PHP khusus seperti PHPEd atau PHP Coder
b. Seluruh blok skrip PHP harus berada di antara tag pengapit < ?php … ?> atau tag < ? … ?>. Tag ini dapat juga diganti dengan tag < ‘script’>, ditambah dengan atribut language yang diberi value PHP. Serta dapat dituliskan pula dengan tag pengapit (delimiter) ASP < %… %>.
c. Setiap statement harus dipisahkan dengan tanda titik koma ( ; )
d. Semua file yang mengandung skrip PHP harus disimpan dalam format PHP File (*.php, *.phtml atau *.php3)

3. Arsitektur SIMA
SIMA menerapkan arsitektur client-server three-tiers, dimana Application web Server akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end.
SIMA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada sisi application server akan menggunakan PHP dan Apache. Sedangkan sisi database server menggunakan Database PosgreSql yang berjalan dibawah sistem operasi Linux.

4.Diagram Alur Data (Model Fungsional)

Diagram alur data merupakan model fungsional SIMA. Diagram ini menggambarkan Sistem Informasi Manajamen Aset yang artinya hanya menggambarkan proses-proses yang berlangsung di perangkat lunak SIMA untuk lingkungan unit pengurus barang (UPB).
Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut :
1. Opname Fisik Barang Inventaris, petugas inventaris melakukan opname fisik barang inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan perubahan data barang, data buku perpustakaan.
2. Pencatatan Data Barang, berdasarkan hasil dari opname fisik barang inventaris, perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang) akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL) , daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB – Tanah, Gedung dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka akan dicatat ke buku mutasi barang
3. Pembuatan Laporan-laporan, berdasarkan data buku inventaris yang telah diupdate dari hasil opname pisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang inventaris (LOFBI), laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal (LPA) dan Laporan tahunan inventaris (LTI). Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan dihasilkan laporan mutasi barang triwulan (LMBT I – IV).

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

5. Diagram Entity-Relationship (Model Objek)
Database disimpan pada server “Gryfindor�? dengan nama database “sima�?, terdiri dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi.
Diagram Entity-Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut. Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMA dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Diagram E-R SIMA

Gambar 2. Diagram E-R SIMA

6. Modul-modul dan Kelompok Pengguna SIMA (model keamanan)
SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

Gambar 3. Modul-modul SIMA

SIMA memiliki 5 kelompok pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan akses terhadap tabel-tabel database, yaitu :
• admin – administrator sistem
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi
• operator – petugas inventaris
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok inventarisasi barang.
• eselon – Kapus, Kabag dan Kabid
memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta melihat dan mencetak laporan-laporan
• ppbi – ppbi wilayah dimana upb berada
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI (Pembantu penguasa Barang Inventaris).
• guest – pengguna biasa
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris barang.

7. Implementasi Program Aplikasi
Aplikasi SIMA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna.

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4 merupakan halaman awal yang tampil pada saat pemakai berhasil login ke SIMA. Pada bagian atas terdapat menu-menu utama. Pada bagian kanan atas terdiri dari tombol petunjuk yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengoperasikan SIMA, kontak administrator lewat e-mail, serta link ke situs LIPI. Di kanan bawah terdapat tombol untuk logout dari SIMA. Pada tengah halaman merupakan halaman display untuk menampilkan form-form yang diperlukan.

7.1 Struktur Menu
Operasional SIMA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama SIMA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.

7.1.1. Menu Lihat Data
Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu yang terdapat pada menu Lihat Data

Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

7.1.2. Seleksi Data
Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi Data

Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data

Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data

7.1.3. Cari Data
Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data.

Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Gambar 5. contoh form pencarian data dengan kriteria

Gambar 5. contoh form pencarian data dengan kriteria

Gambar 5 adalah salah satu contoh form pencarian data barang inventaris – peralatan dengan beberapa kriteria pilihan (berdasarkan nama alat, merk/type, tahun anggaran, lokasi barang dan kondisi barang). Kriteria-kriteria ini dapat diisi untuk mendapatkan data dengan filter yang diinginkan, atau tidak memilih / dikosongkan sama sekali jika akan melihat seluruh data.

7.1.4. Tambah Data
Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data.

Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Salah satu contoh tampilan pengisian data diperlihatkan pada gambar dibawah ini, yang memperlihatkan form untuk mengisi data buku inventaris peralatan.

<br /> Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan

Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan

7.1.5. Laporan
Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram 5 menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format Adobe Acrobat.

Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Gambar 7 adalah contoh bentuk laporan yang dihasilkan dari menu laporan. Laporan diberikan dalam format Acrobat Reader. Petunjuk penggunaan Acrobat Reader disediakan pada manual sistem melalui menu Petunjuk.

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader


7.1.6. Administrasi User

Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMA. Tipe admin memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki otoritas untuk mengganti passwordnya saja.


7.1.7. Petunjuk

Menu petunjuk berfungsi sebagai user manual yang berjalan dalam format Adobe Acrobat. Tujuan dibuat menu ini adalah untuk memberi kemudahan bagi pengguna berupa informasi-informasi dalam mengoperasikan SIMA. Diagram berikut adalah petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk
Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

Penutup
Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset secara online di intranet, maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat diintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti : pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik, mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen aset LIPI selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon, sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat laporan.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan.
Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( php, postgreSQL dan linux server ) dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset ini, memungkinkan untuk meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan (administrator).

Daftar Pustaka
LIPI. (2001), “Pelaksanaan Penatausahaan Barang Inventaris Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan LIPI�?, Konsep Petunjuk.
Yudhi Purwanto. (2000), “Pemrograman Web dengan PHP�?, PT. Elexmedia Komputindo, Jakarta.

2. Dalam memperlancar proses Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin ( KPDE ) telah mengidentifikasi dan menginventarisir sistim informasi yang bernilai strategis yang dibutuhkan oleh Pemerintah Kabupaten Merangin, yang nantinya digunakan untuk mempelancar dan mempermudah
pengaksesasan data yang cepat, akurat, tepat dan Up To Date. Adapun sistim informasi yang telah dibeli dan digunakan Kantor Pengolahan Data, untuk Pemerintahan Kabupaten Merangin adalah sebagai berikut :

1

Simpeg ( Sistem Informasi Manajemen Pegawai )

Sistem Informasi Manajemen Pegawai merupakan program yang berguna untuk mendukung pengarsipan data-data bidang kepegawaian, saat ini Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin sejak bulan Januari sampai dengan Desember 2002 telah menghimpun ± 2.765 data pegawai di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Merangin.

Terhitung tanggal 1 Juli 2003 kita menggunakan format baru dalam pengisian Simpeg, yaitu dengan menggunakan blangko formulir yang berorentasi kepada data PUPNS ( Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil ). Menindaklanjuti hal tersebut kami telah melakukan kerja sama dengan pihak ketiga untuk membuat Sotfware baru melalui Anggaran Proyek. Selain dari pada itu Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin telah melakukan pemasangan jaringan LAN ( Local Area Network ) bagi Simpeg, pada ruangan Bapak Bupati dan Ruangan Sekda yang nantinya dapat digunakan
untuk mengetahui data-data dibidang Kepegawaian sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan di bidang kepegawaian.

Adapun kesulitan yang dihadapi dalam pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen Pegawai adalah masih ada Dinas Instansi dan Bagian terkait yang kurang memperhatikan pentingnya pendataan pegawai dilingkungannya sehingga mempersulit pengecekan terhadap data seorang pegawai bila
sewaktu-waktu dibutuhkan.

2

Sim Biodata Pejabat

Sistim Informasi Biodata Pejabat berguna untuk mengetahui dan mempermudah mengakses data pejabata dari riwayat pekerjaan penjenjangan, pangkat semua ini penting bila suatu saat diperlukan oleh Bagian Kepegawaian dalam hal Promosi Jabatan dan Mengisi Jabatan – Jabatan yang belum terisi di Lingkungan Unit Kerja masing-masing Dinas Instansi dan Bagian sampai Priode 2003 mulai bulan Januari sampai dengan Desember 2003 Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin telah mengakses ± 317 Data Pejabat dilingkungan Merangin.

Kesulitan yang dihadapi dalam pengumpulan Biodata Pejabat, masih adanya Dinas Instansi serta Bagian belum menyerahkan Biodata Pejabatanya kepada Kantor Pengolahan Data Elektronik, sehingga menyulitkan bagi kami untuk mengolahnya bila sewaktu-waktu untuk promosi jabatan.

3

Sim Gaji
Sistem Informasi Manajemen Gaji merupakan program aplikasi yang sangat penting dan berguna dalam mengakses data gaji bagi pegawai di Lingkungan Kabupaten Merangin sekaligus membantu meringankan beban bagi Keuangan dalam pembuatan daftar gaji, karena program ini membantu pemercepat proses penghitungan Gaji karena telah diprogram sedemikian rupa. Perlu disampaikan disini sampai dengan bulan Desember 2002 pembuatan Daftar Gaji di Bagian Keuangan masih di bantu oleh Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Jambi. Tapi dengan dibelinya program aplikasi sistem pengelolaan gaji pegawai Daerah pada bulan Oktober 2001 dengan mendatangkan instruktur untuk melatih staf-staf Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin. Agar terciptanya SDM yang baik. Pada awal Februari 2002 Data Gaji dapat dibuat oleh Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin.

Sampai Desember 2003 telah masuk 4.717 Data Gaji Pegawai Daerah Kabupaten Merangin yang telah diolah oleh Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin.

4

Sim Inventaris Barang
Sistem Informasi Manajemen Inventaris Barang digunakan untuk mempermudah pendataan aset daerah Kabupetan Merangin, mulai dari barang bergerak sampai barang tidak bergerak.Sistem Informasi suatu Sistem Informasi yang didapat dari kerja sama dan koordinasi dengan BPKP Propinsi Jambi. Adapun yang menjadi objek Inventarisasi Barang ialah Dinas
Instansi Badan Kantor, Bagian dan Sekolah Negeri milik Pemerintah. Tujuan dari inventarisir barang ialah untuk dapat mengetahui jumlah barang bergerak dan barang tak bergerak pada tiap Tahun Anggaran yang dibeli oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Merangin.

5

Sim DPRD
Sistem Informasi Manajemen DPRD digunakan untuk mempermudah penginformasian data Anggota DPRD mulai data pribadi sampai dengan riwayat asal Parpol. Sampai saat ini Kantor Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Merangin sedikit mendapat kesulitan dalam mengakses data-data
Pimpinan dan Anggota DPRD mungkin dikarenakan kesibukan dan aktivitas yang padat para Anggota Dewan dalam menghadapi tugas, sehingga Biodata yang kami kirimkan belum sempat dibalas, ini menyulitkan kami dalam melaksanakan pengisian program ini.Untuk Tahun Anggaran 2004 kami merencanakan melakukan pendataan para anggota dewan perwakilan rakyat daerah yang terpilih pada pemilihan pada tahun 2004, sehingga kepentingan pendataan bagi Anggota Legislatif dapat terpenuhi dengan baik.

6

Internet
Internet merupakan Sistem Informasi penting dalam penyampaian Informasi yang Up to Date, dalam mengantisipasi hal tersebut KPDE Kabupaten Merangin memandang perlu akan pentingnya pemakaian fasilitas seperti ini, untuk itu KPDE Merangin mengirimkan Staf-Staf KPDE yang mempunyai kemampuan untuk mengikuti pelatihan dan kursus yang berhubungan dengan Internet.Sebagai tindak lanjut dalam penerapan hasil pelatihan Internet terhitung mulai tanggal 23 Desember 2002 Kantor Pengolahan Data Elektronik telah memakai Fasilitas Internet dengan alamat e-mail : kpdemerangin@tekom.net.

 

 

3. MERANCANG STRATEGI SISTEM INFORMASI

Posted by mfauzi under IT
Richardus Eko Indrajit
Bagi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait).


Mengapa strategi perlu dibuat? Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biayabiaya atau costs. strong>Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
merancang-strategi-sistem-informasi.jpg
Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan untuk menghasilkan sebuah I/T Strategy yang baik? Gambar di atas mengilustrasikan secara garis besar kerangka pembuatan sebuah strategi informasi bagi sebuah organisasi seperti perusahaan. Berikut adalah penjelasan-penjelasannya.

Output yang diinginkan adalah sebuah strategi yang mencakup tiga hal pokok:
Sistem Informasi – merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya).
Teknologi Informasi – meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll.) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi, database, dll.) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan.
Manajemen Informasi – menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa mendatang.

Untuk setiap domain atau hal pokok di atas, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Beberapa skenario ini kemudian diajukan dalam rapat para pimpinan manajemen untuk dibahas secara mendetail dengan tujuan tunggal untuk memilih skenario terbaik. Jika pembuatan IT Strategy melibatkan pihak ketiga seperti konsultan misalnya, ada baiknya dimintakan pendapat obyektif mereka (rekomendasi). Setelah skenario terbaik berhasil ditentukan, maka langkah terakhir adalah membuat rencana implementasi yang didasarkan pada manajemen proyek (project management). Melihat bahwa akan terjadi pengembangan beberapa modul sistem, maka harus dibedakan proyek-proyek jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang ditentukan melalui analisa nilai kepentingan atau skala prioritas. Jadwal pengembangan proyek inilah yang akan menjadi pegangan dalam setiap pengembangan teknologi informasi di perusahaan.

Untuk menghasilkan output yang berkualitas dengan karakteristik di atas, berbagai hal harus dilakukan, menyangkut masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang harus dilakukan. Setidak-tidaknya harus ada lima input utama sebagai langkah awal penyusunan IT Strategy
1.Business Strategy
2.Business Trends
3.Competitor Analysis
4.I/T Trends
5.Existing I/T

Business Strategy merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan I/T Strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masingmasing fungsi pada struktur organisasi. Di dalam dokumen ini pula ditegaskan peranan teknologi informasi yang sesuai dengan strategi perusahaan (ingat bahwa untuk setiap perusahaan sejenis, posisi teknologi informasi dapat berbeda), sehingga filosofi yang digunakan dalam pengembangan I/T Strategy harus sesuai dengannya.

Business Trends adalah segala hal yang berhubungan dengan kecenderungan pola-pola bisnis yang akan terjadi di masa mendatang sehubungan di sebuah industri tertentu. Contohnya dalam industri keuangan seperti bank, asuransi, dan sekuritas. Ada kecenderungan bahwa di masa depan, ketiga entiti bisnis yang biasa terpisah ini akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi di mana produkproduk dan jasa pelayanan yang diberikan dapat beragam. Contoh lain adalah di industri pariwisata yang melibatkan perusahaan-perusahaan transportasi (darat, laut, dan udara), hotel, lokasi wisata, taman-taman hiburan dan lain sebagainya. Saat ini, masing-masing perusahaan berada dalam jalur bisnisnya sendirisendiri, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukan rekanan strategis (strategic alliances) antar beberapa perusahaan, kecenderungannya di masa depan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yang memadukan servis-servis yang biasa dilakukan perusahaan-perusahaan dalam industri pariwisata tersebut. Hal-hal seperti di atas perlu dicermati dan dipelajari untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, atau panjang yang dapat mempengaruhi infrastruktur teknologi informasi yang ada (karena adanya perubahan orientasi bisnis).

Competitor Analysis merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan mengingat bahwa pada dasarnya strategi itu dibuat karena adanya pesaing. Tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan produk atau jasa yang dihasilkan kompetitor. Sehingga jelas bahwa tujuan diadakannya analisa terhadap para pesaing bisnis adalah untuk melihat seberapa murah, seberapa baik, dan
seberapa cepat produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan lain sehingga hal tersebut dapat menjadi patokan target perusahaan.

Tujuan dipelajarinya I/T Trend adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di perusahaan. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong baik. Dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal bertahan di pasaran daripada yang berhasil. Perusahaan harus dapat melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkem-bangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Dan dari sekian banyak produk, mana pula yang kira-kira akan menjadi standar di masa mendatang. Di samping untuk tujuan tersebut di atas, melihat trend dalam perkembangan teknologi informasi berarti mempelajari kesempatan-kesempatan (opportunities) baru yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baik dalam peningkatan revenue, penurunan costs, atau kemungkinan dikembangkannya bisnis baru.
Hal terakhir yang harus dipelajari adalah konfigurasi dan spesifikasi dari teknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini (Existing I/T). Alasan utamanya adalah karena pada hakekatnya pengembangan teknologi informasi di masa mendatang dibangun di atas infrastruktur yang dimiliki saat ini (baseline), bukan membuat sesuatu yang sama sekali baru (paling tidak jika diputuskan untuk sama sekali tidak menggunakan infrastruktur yang ada sekarang, tetap saja diperlukan strategi untuk facing out).

Setelah mengetahui output dan input yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah aspek-aspek yang harus dipelajari dan dianalisa sebagai dasar pijakan pembuatan rekomendasi stretegi yang cocok diterapkan. Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal.

Di dalam aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa:
1.Struktur Organisasi – mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut;
2.Proses dan Prosedur – mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail;
3.SDM dan Budaya Perusahaan – mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan; dan
4.Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan – mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya.

Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Harap diperhatikan bahwa pada dasarnya strategi adalah bagaimana meutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari:
Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.
Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.

Aspek eksternal ini pun mutlak dipelajari karena tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran, perusahaan akan merugi dan jatuh bangkrut. Apa gunanya memiliki teknologi informasi yang canggih namun tidak ada orang yang berminat membeli produk atau jasa tersebut? Di pihak lain, banyak sekali hal yang telah terbukti bahwa keterlibatan teknologi informasi memungkinkan terciptanya produk-produk atau jasa-jasa baru yang dapat ditawarkan perusahaan atau memperbaiki produk atau jasa yang sudah ada. Tidak tertutup ada kemungkinan bahwa teknologi informasi dapat mempengaruhi pasar dan pelanggan.

Mengapa kedua aspek di atas harus dipelajari sehubungan dengan penyusunan I/T Strategy? Kalau diamati lebih jauh, hanya komponen-komponen yang berada di dalam aspek internal saja yang dapat dikontrol oleh perusahaan karena semuanya merupakan milik perusahaan. Sementara di lain pihak, komponen-komponen pada aspek eksternal berada di luar kendali perusahaan, sehingga perusahaan hanya dapat bertindak secara pasif dan adaptif (dengan asumsi bahwa tidak ada praktek monopoli). Namun dilemanya, justru aspek eksternal-lah yang belakangan ini menjadi sedemikian kuatnya, sehingga merupakan sumber mati hidupnya perusahaan (ingat istilah-istilah seperti market driven, customer oriented, customer is a king, service quality, dan lain sebagainya). Sehingga, harus diperlukan strategi khusus untuk dapat mengantisipasi setiap pergerakan dinamis yang mungkin terjadi pada komponen-komponen eksternal. Hal kedua yang patut dipelajari adalah bahwa perubahan pada komponen luar akan merubah komponen-komponen internal baik secara langsung maupun tidak langsung, karena sebagai komponen internal, teknologi informasi harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut.

Pada akhirnya semua strategi yang ada harus diimplementasikan, bukan hanya dijadikan seketar mimpi yang dapat terwujud dapat juga tidak. Untuk keperluan ini, harus ditunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas implementasi semua rencana tersebut. Untuk perusahaan besar, biasanya akan ditunjuk seorang CIO (Chief Information Officer). Selanjutnya CIO ini akan memilih orang-orang terbaik sebagai anggota team pengembangan teknologi informasi. Sebelum team ini bekerja berdasarkan cetak biru yang telah dibuat, terlebih dahulu CIO harus menjelaskan visi dan misi team tersebut, beserta target-target dan ukuran kinerja (performance) yang ingin dicapai. Selanjutnya CIO tersebut akan mengundang para manajer menghadiri suatu sesi dimana CIO akan mempresentasikan rencana-rencananya untuk memperoleh dukungan. Terhitung mulai saat itu, dimulailah perjalanan implementasi teknologi informasi di perusahaan

4. MENJADIKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SEBAGAI IMPLEMENTASI
E-GOVERNMENT DALAM PELAYANAN BKN DI BIDANG KEPEGAWAIAN

Oleh Dra. Masni Rani Mochtar MSi
Deputi Bidang Informasi Kepegawaian

I. LATAR BELAKANG

Untuk mewujudkan Pemerintah yang baik, perlu diawali dengan “Reformasi Kepegawaian”. Reformasi kepegawaian mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan Pegawai Negeri yang merupakan public personnel . Dibidang Kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi, pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, gaji dan kesejahteraan sampai jaminan sosial hari tua , yang semuanya ini harus terintegrasi dalam satu sistem manajemen kepegawaian. Untuk membangun sistem manajemen kepegawaian diperlukan data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat dan lengkap yang dapat menjawab tantangan diatas. Untuk memperoleh data PNS yang terkini, Badan Kepegawaian Negara telah melaksanakn Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) tahun 2003 yang lalu. Hasil PUPNS ini dijadikan Benchmark dalam membangun database kepegawaian.

Dari hasil PUPNS diperoleh jumlah PNS 3.648.005 orang. Jumlah ini jauh lebih kecil dibandingkan dengan perkiraan yang selama ini selalu dikatakan 4 juta orang, angka ini sangat beralasan karena setiap tahun tidak kurang dari Rp 3,2 triliun belanja pegawai disetor kembali ke KPKN, dan dari hasil PUPNS tersebut diperoleh 341.000 orang PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini mengambarkan berapa buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawainya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up-todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah daerah.

Disamping itu ditemukan pula PNS yang punya NIP ganda, ataupun satu NIP dipakai lebih dari satu orang PNS, dan ada pula yang menggunakan NIP dari PNS yang sudah pensiun. permasalahan ini tentu menjadi fatal karena baru diketahui disaat salah satu dari yang bersangkutan akan pensiun, dan tentu ini hal ini akan sangat merugikan keuangan negara. Permasalahan lainnya seperti pemberian NIP, nota pertimbangan untuk mutasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, pensiun masih manual, sehingga sering terjadi pemberian NIP ganda, nomor pertimbangan ganda atau salah, pengetikan nama yang salah dan tanggal lahir salah dan tidak jarang terjadi PNS yang sedang menjalani hukuman disipilin tetap promosi ataupun naik pangkat ataupun PNS yang diberhentikan dengan tidak hormat, diangkat menjadi CPNS kembali, pada hal ini bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang berlaku. Satu hal yang sangat mendasar bahwa selama ini terjadi perbedaan data antara BKN dengan para Stakeholder , pada hal objek dari operasionalnya adalah satu yaitu PNS, yang berakibat pemborosan anggaran, seperti duplikasi data karena masing-masing instansi memilki data kepegawaian yang semestinya dapat dihindari apabila setiap instansi ataupun Pemerintah daerah terintegrasi dalam satu sistem informasi kepegawain nasional .

Untuk mengatasi permasalahan diatas BKN sejak tahun 2003 sudah membuat grand desaign arsitektur Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia atau yang disingkat (SIMKRI new). Sistem ini merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif.

<!–[if gte mso 9]> <![endif]–>

II. TUJUAN

a. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang handal dan terintegrasi secara nasional dapat menjawab berbagai informasi tentang PNS yang dibutuhkan oleh para pengambil kebijakkan untuk perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS.

b. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat menjamin penyelenggaraan kebijakkan di bidang manajemen kepegawaian baik secara organisasional, wilayah maupun nasional dan pada gilirannya menjadi perekat bangsa dalam NKRI.

c. Mewujudkan data PNS yang akurat disetiap instansi baik di Pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dan untuk bahan dalam penyusunan standar kompetensi dan klasifikasi jabatan

d. Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan objektif sehingga setiap PNS dapat dengan mudah mendapatkan informasi tetang kepegawaian.

e. Mengwujudkan identitas tunggal (multi guna), kartu pegawai elektronik dalam bentuk smart card yang mendukung meningkatan mutu, pelayanan kepegawaian dan kesejahteraan PNS secara nasional

III. LAYANAN UMUM

Untuk mensosilisasikan sistem informasi manajemen kepegawaian, BKN telah membangun situs di internet dengan address: http:/ www.bkn.go.id. Situs ini merupakan gate way untuk masuk ke BKN, sehingga memudahkan pencarian informasi tentang kepegawaian dan bila membutuhkan informasi tingkat regional dapat lansung tersambung ke situs regional karena telah disediakan connecting untuk dapat berhubungan lansung dengan sembilan kantor regional BKN di daerah. Disamping itu situs ini memuat berbagai informasi, antara lain semua perundang-undangan dan peraturan yang berkaitan dengan kepegawaian, data statistik PNS dan tata cara pelayanan dibidang kepegawaian . Disamping itu situs ini menyediakan fasilitas untuk question and answer dan seluruh pertanyaan yang masuk akan dijawab oleh dewan redaksi paling lambat dalam 5 hari kerja.

IV. PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK)

Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian BKN sudah membangun program aplikasi komputer, dengan sistem ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien. Fasilitas akses akan disediakan untuk seluruh Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah daerah Propinsi/Kabupaten/Kota ataupun Biro Kepegawaian Instansi Pusat. Seluruh sistem aplikasi ini terintegrasi satu dengan lainnya, dan sistem ini menyediakan fasilitas untuk para eksekutif di pemerintahan yang memerlukan informasi PNSantara lain profile PNS menurut golongan ataupun pendidikan ataupun fasilitas untuk proses kenaikan pangkat, penetapan NIP, maupun untuk pensiun yang lansung dapat mencetak nota pertimbangan, ataupun Surat Kep[utusan sehingga dapat menghindari kesalahan ketik yang selama ini sering terjadi karena datadasar lansung diambil dari database. Jenis aplikasi dalam pelayanan kepegawaian ini adalah sebagai berikut:

i. Program aplikasi untuk menghitung kebutuhan PNS sesuai dengan formasi dan kopetensi yang diperlukan. Dengan sistem ini diharapkan kedepan dapat mengevaluasi usulan formasi yang disampaikan para Pejabat Pembina Kepegawaian atau bahkan dengan tersedianya data yang akurat maka kebutuhan riel untuk tiap jabatan dapat diketahui secara pasti, sehingga formasi yang diperlukan itu dapat dipenuhi.

ii. Program aplikasi untuk penetapan NIP, dirancang secara otomatis yang lansung dicreate oleh komputer (seperti PIN pada kartu kredit), sehingga dapat mengihindari kesalahan pemberian NIP ganda dan disamping itu sistem program melakukan validasi dengan hasil seleksi kelulusan CPNS sehingga keabsahan CPNS yang ditetapkan NIP dapat dipertanggung jawabkan. Sistem ini juga dihubungkan dengan sistem pengawasan dan pengendalian, sehingga PNS yang dapat hukuman disiplin berat tidak dapat diangkat kembali menjadi CPNS

iii. Program aplikasi untuk kenaikan pangkat. Sistem ini menyediakan fasiltas untuk download data PNS yang akan naik pangkat pada periode April dan Oktober, sehingga unit organisasi sudah dapat mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan kenaikan pangkat akan selesai tepat waktu sesuai dengan priode kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan. Disamping untuk mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan Kenaikan Pangkat, sistem ini ditujukan pula untuk mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem program ini dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS yang sedang menjalankan hukuman disiplin tidak dapat naik pangkat.

iv. Program aplikasi untuk nota pertimbangan pensiun. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk download data PNS yang akan pensiun selama periode satu tahun kedepan , sehingga PNS pada unit organisasi sudah dapat mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan pensiun akan dapat selesai tepat waktu sesuai dengan TMT pensiun PNS yang bersangkutan. Disamping untuk mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan pensiun , sistem ini ditujukan pula untuk mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem program ini dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS yang menggunakan NIP PNS yang sudah pensiun tidak dapat ditetapkan lagi nota pertimbangan pensiun untuk PNS lainnya . PNS yang sudah ditetapkan nota pertimbangan pensiun secara otomatis masuk dalam database PNS pensiun.

v. Program Aplikasi untuk mutasi kepegawaian lainnya, seperti peningkatan pendidikkan, baik pendidikan formal, penjenjangan maupun teknis, pindah wilayah kerja, peningkatan jabatan, mutasi keluarga, dan mutasi lainnya. Aplikasi ini merupakan program updating untuk peremajaan data PNS dari waktu ke waktu.

vi. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Kepegawaian, bertujuan untuk mengevaluasi penyimpangan administrasi yang terjadi di bidang kepegawaian, seperti penyalahgunaan NIP, pengangkatan dalam jabatan menyalahi peraturan kepegawaian, hukuman disipilin PNS, penyimpangan dalam pengangkatan CPNS dan sebagainya. Disamping itu sistem ini dapat pula mengevaluasi tindak lanjut dari penyelesaian masalah di bidang kepegawaian.

vii. Program aplikasi untuk konversi NIP dalam rangka pembangunan Single ID number PNS yang multiguna, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dari segi anggaran, karena satu identitas dapat berfungsi multiguna. Aplikasi ini akan mencetak kartu pegawai elektronik atau yang dikenal dengan smart card untuk meningkatkan pelayanan kesejahteraan PNS, yang manfaatnya antara lain untuk meningkatkan mutu pelayanan, antara lain untuk pembayaran gaji PNS melalui ATM , ASKES, Taspen, dan Bapertarum.

viii. rogram aplikasi untuk penataan dokumen PNS menggunakan Office Automation System (OAS), aplikasi perkantoran ini dikembangkan untuk mendukung sistem administrasi manajemen tata naskah kepegawaian secara elektronik. Tatanaskah PNS yang harus tersimpan dalam hard copy dalam takah, terdokumentasi dengan baik, sehingga dengan mudah dapat diperolah bila diperlukan. Disamping itu untuk dokumen PNS yang tidak merupakan dokumen otentik direkam dalam media elektronik, dan bila sewaktu-waktu diperlukan dapat di cetak ulang.

 

5. Program Aplikasi Komputer Sistem Informasi Manajemen Daerah

Latar Belakang
Pemerintah Daerah pada saat ini telah dituntut untuk bisa menghasilkan Laporan Pertanggungjawaban yang memiliki nilai akuntabilitas dan transparansi yang tinggi. Untuk dapat menghasilkan LPJ tersebut tentunya memerlukan sarana dan prasarana yang memadai, disertai dengan pembelajaran terhadap sumber daya manusia yang dimiliki oleh pemerintah daerah agar dapat memahami dan melaksanakan sistem yang baru dalam pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan daerah (SAKD).


BPKP, dalam hal ini Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah, telah menghasilkan banyak produk yang dapat digunakan Pemda dalam membenahi manajemen pemerintahan, terutama manajemen keuangan daerah.


Produk-produk yang telah dihasilkan BPKP berupa buku manual tuntunan atau pedoman SAKD, penyusunan Anggaran Berbasis Kinerja, Sistem Aplikasi Komputer SAKD yang bersifat bridging dan Sistem Informasi Manajemen Aset. Produk-produk tersebut telah sangat banyak membantu Pemerintah Daerah didalam membuat/menyusun laporan keuangan, terutama menyusun Neraca Pemerintahan Daerah yang pertama kali (Neraca Awal) dan pembenahan manajemen aset atau barang milik/kekayaan daerah.


Program Aplikasi Komputer SIMDA


BPKP tidak cepat berpuas diri, tetapi tertantang untuk terus mengembangkan teknologi informasi yang berhubungan erat dengan pengelolaan keuangan Pemerintah Daerah karena disadari sepenuhnya bahwa perubahan dari metode pencatatan single entry yang dilakukan selama ini (manual) ke metode pencatatan double entry memerlukan sistem pencatatan dan pembukuan yang lebih kompleks sehingga tidak dapat dihindarkan lagi adanya penggunaan program aplikasi komputer untuk mempermudah kegiatan di bidang pembukuan yang akhirnya dapat menyajikan laporan-laporan yang diperlukan tepat waktu dan lebih akurat.


BPKP telah membangun Database Management System (DBMS) yang dapat digunakan oleh pemerintah daerah untuk:

  • Merangkai informasi yang ada di daerah, baik yang berkaitan dengan keuangan maupun non keuangan
  • Mengolah informasi tersebut dengan software aplikasi menjadi bentuk informasi yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku/kebutuhan Pemda.

Gambaran Umum Database Management System (DBMS)

Grand Design Database Management System

Pola Hubungan Sistem yang Dikembangkan

Pola Hubungan Sistem Yang Dikembangkan Tahap pengembangan Program Aplikasi Komputer SIMDA adalah sebagai berikut:

  1. Tahap I
    Mengembangkan Sistem Keuangan Daerah
  2. Tahap II
    Mengembangkan Sistem Informasi Aparatur Daerah yang terhubung dengan Sistem Keuangan Daerah dan Meng identifikkasi Data-Data Umum yang dapat digunakan oleh seluruh Sistem.
  3. Tahap III
    Mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Publik dihubungkan dengan AKIP daerah dan dengan Sistem Informasi yang telah dibuat sebelumnya.


Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Daerah

Laporan Pertanggungjawaban Daerah
Dengan menggunakan Sistem Aplikasi Keuangan Daerah Terintegrasi maka kelebihan dan kemudahan yang diperoleh Pemerintah Daerah adalah:

  1. Database terpadu, tidak perlu input berulang-ulang untuk data yang sama
  2. Data yang masuk akan ter cek dan recek secara otomatis (validasi data terjamin)
  3. Dapat menghasilkan output formulir-formulir sebagai berikut:

    • Anggaran: RASK, DASK, RAPBD, APBD dan perubahannya
    • Perbendaharaan, seperti: SPM, PPKT, Register-register
    • Pembukuan: Jurnal, Buku Besar, Sub Buku Besar
    • Laporan Keuangan: Neraca, LRA, LAK
    • Laporan Intern: Harian, Mingguan, Triwulanan
    • Pengelolaan BM/KD: KIR, KIB (A,B,C,D), Buku Inventaris, dan Laporan Mutasi Barang
  4. Sistem secara keseluruhan terbangun, bukan bridging makuda ke sistem baru (SAKD
  5. Fleksibel, dapat menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan:

    • Output dapat disesuaikan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku
    • Output dapat disajikan berdasarkan kebutuhan manajemen pemerintah daerah untuk mengambil keputusan/kebijakan.

Produk-produk Aplikasi Komputer lain yang telah dihasilkan, antara lain:

  1. Program Aplikasi Keuangan Daerah (SQL Server)
  2. Program Aplikasi Penyusunan Anggaran (Access)
  3. Program Aplikasi Ekspor Impor
  4. Manual Sistem Keuangan Daerah
  5. Kamus Data Program Aplikasi
  6. Standard Operating Procedure Aplikasi

Saat ini Program Aplikasi Komputer SIMDA telah dilindungi oleh Undang-undang Nomor 19 tahun 2002 tentang Perlindungan Ciptaan di Bidang Ilmu Pengetahuan, Seni dan Sastra (tidak melindungi Hak Kekayaan Intelektual lainnya) sesuai Surat Pendaftaran Ciptaan Nomor 024447 tanggal 14 November 2003.


Beberapa Pemerintah Daerah yang telah mengimplementasikan Program Aplikasi SIMDA, antara lain:

  1. Pemerintah Provinsi Gorontalo
  2. Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan
  3. Pemerintah Kabupaten Gorontalo
  4. Pemerintah Kabupaten Kupang
  5. Pemerintah Kabupaten Buleleng
  6. Pemerintah Kabupaten Barito Utara
  7. Pemerintah Kabupaten Karawang
  8. Pemerintah Kabupaten Lebak
  9. Pemerintah Kota Pematang Siantar

Produk-produk Lain yang Dikembangkan Oleh Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah

Tahun 2001

  1. Pedoman Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD) Edisi I (Pokja IV Evaluasi Pembiayaan & Informasi Keuangan Daerah, Tim Evaluasi dan Percepatan Pelaksanaan Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah KMK No. 355/KMK.07/2001, Buku I-IV)
  2. Pedoman Audit Dana Kontinjensi (Buku I-II)

Tahun 2002

  1. Pedoman Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD) Edisi II (Pokja IV Evaluasi Pembiayaan & Informasi Keuangan Daerah, Tim Evaluasi dan Percepatan Pelaksanaan Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah KMK No. 355/KMK.07/2001, Buku I-IV)
  2. Pedoman Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD)(Buku V)
  3. Modul SAKD
  4. Pedoman Audit DAU
  5. Pedoman Penyusunan APBD Berbasis Kinerja
  6. Pedoman Inventarisasi BM/KD

Tahun 2003

  1. Pedoman Inventarisasi BM/KN (BKKBN)
  2. Aplikasi Komputer SIMDA (Lima Buku)
  3. Pedoman Audit Keuangan Atas Laporan Pertanggungjawaban Kepala Daerah
  4. Modul Pelatihan ABK
  5. Pedoman Audit Optimalisasi Gedung Kantor Milik Negara

Tahun 2004

  1. Pedoman Optimalisasi Pendapatan Asli Daerah
  2. Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimal
  3. Pedoman Audit APBD

Pemeliharaan


BPKP adalah lembaga pemerintah yang memiliki perwakilan di hampir setiap provinsi di seluruh Indonesia, sehingga kami siap memberikan jaminan atas program komputer sebagai visi dan misi kami.
Oleh karena itu, BPKP siap membantu untuk memberikan asistensi penerapan sistem aplikasi yang baru ini dan memberikan bimbingan teknis kepada aparat Pemda yang telah mengikat MoU dengan BPKP.
Bagi daerah-daerah lain yang belum mengikat MoU, BPKP juga menyiapkan diri untuk melakukan MoU dalam rangka penerapan sistem yang baru ini.
Upaya-upaya yang telah dilakukan BPKP ini merupakan komitmen BPKP dalam rangka turut serta menyukseskan otonomi daerah, sesuai visi BPKP sebagai katalisator didalam pembaharuan manajemen pemerintahan.

Sumber : http://www.bpkp.go.id/index.php?idunit=19&idpage=653

Thursday January 18, 2007 – 09:09am (ICT)

 


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.